可以从以下几个方面去分析会展的作用。
一、展示最新成果，交流市场信息
在科技飞速发展的现代化社会中，信息传播手段日新月异。企业可以通过各种媒介、载体等渠道去推介自身及其产品，这些渠道包括电视、广播、报纸、刊物及互联网等。但是时至今日，新的传播手段一直没有取代展览会——这个古已有之的流通方式和传播载体。有人把展览会比喻为“立体广告”，其必定很有道理。
展览会的交流和宣传是综合性的。尤其是在展示新成果、新产品时，又有一种人性化沟通的亲和力，可以让受众近距离直观其物。
首先，参展单位应在展览会中拥有一席之地，建有展台，摆放、陈列着自己的产品，可大张旗鼓展示、宣传。同时派有工作人员，面对面向观众讲解，演示新技术的优越性能。或者再通过录像、幻灯、投影、散发资料等方式，更全面地介绍公司情况和产品特色。此时的展台完全像一个独立的工作机构，还可以约见客人、洽谈生意，自成一统，灵活机动，从容不迫地组织活动，合理合法地安排宣传。除此以外，参展厂商也可走出自己的展台，参观、体会整个展览会的气氛。同一时间、同一地点全面了解世界各地的新技术、新产品，从中触摸预见市场和技术发展的脉搏及走势，是了解地区和国际信息的难得的机遇和经历。
如果是采购商，大可眼观六路、耳听八方，货比三家之后选择合适的产品，还可能获得优惠价格及其他相关服务。如果你是科研工作者，眼前这个琳琅满目的展品世界，是了解新的技术成就的绝好窗口。随意观察、揣摩，了解自己感兴趣的产品，开拓思路、启迪创新。技术人员更是得天独厚、如鱼得水。这里能看到平时很难见到的先进技术设备，或许可以心有灵犀一点通，获得大量有用的信息，有所发明、有所创造。而在综合性展览会中，徜徉于大厅之内的一般观众总是屡见不鲜，他们也是乐此不疲，各得其所，或流连于光怪陆离的展台之间，了解珍闻趣事，或驻足在精美的设备之前，感受科学技术的魅力，欣赏美好的生活。总而言之，展览会像一个大课堂、一本百科全书，不同的人都可以获得满足、知识和乐趣。其承载的展示、宣传、广告、传播等功能，确实令其他媒介望尘莫及。
二、树立企业形象，赢得销售市场
初期的或初级水平的展览会，参展者一般是采用租赁摊位的方式参加。国际标准展位的布局为：占地9平方米，三面有展墙，一面向观众，配有桌子、椅子、灯具、电源插座等。展商就在此小天地内组织活动、展示产品，能满足参展者的基本要求。大的展商如果觉得面积不够用，可以再租几个展位，空间大一些。随着时代的发展，展览观念的转变，以及现代建筑、装饰材料和电子、灯光、音响技术的不断出现，原先那种千篇一律的标准展位已明显落后，如展览会上的特殊装修乘机而入，大出风头。采用新型钢架结构、铝型板材，并结合光学、美学、环境学、色彩学等多种技术的个性化设计和展台建筑相继出现在大型国际展览会上，让人耳目一新，而且相互攀比之风愈演愈烈。特别是几个大公司、大企业、跨国集团出现在同一个展览会上时，展览现场就像运动会赛场一样，个个争先恐后，不甘逊色，欲与对手一比高低。不仅仅在展品上刻意挑选，力争高人一筹，同时也要在展台设计和装修方面标新立异。真可谓八仙过海，各显其能。用意就是引人注目，借机展示企业的实力，树立公司的形象。
只要企业形象在展览会上大放异彩，取得了用户的信赖，赢得了销售市场，获得了丰厚的订单及合同和合作意向，那么，接踵而来的就是滚滚财源。在展览会的活动之中，还有许多展示实力、树立形象的方式和方法，如散发资料、赠送礼品、请客吃饭、游览观光、观看节目演出等，都是不容忽视、不可错过的环节。老谋深算的公司经营者每每要精心安排，发挥每种形式的潜力，为公司所用。
三、结交新老朋友，扩大国际交往
国际展览事业发展到今天，其影响范围早已远远超出了经济、贸易领域，广泛涉及科学、文化、历史、外交、政治诸多方面。世界上著名的博览会、展览会不仅将人类各种文明新成果、新产品、新工艺会聚到一地，展示教育公众，而且也将全球的优秀企业家，公司决策人、领导人，甚至国家元首、政府要员召集到一起，共商大计，密切接触，构建起一个高层次国际交流的大平台。
“结交新朋友，不忘老朋友”，这是贸易界的一句老话。展览会期间，这句话被发挥得淋漓尽致。新的朋友可能会给你带来新的希望和新的贸易合作机会，所以有必要进行感情投资，设法款待或有所表示非常自然；老朋友一直为你开启胜利之门，交情深厚，展览相逢，把盏共饮，合情合理。要是能安排官方接触，疏通外交关系，更是求之不得之幸事，一定要把握机遇，创造性运用。加之博览会有时就是一座综合服务城，吃喝玩乐应有尽有，招待朋友无须车马劳顿，信步博览会现场，就能如愿以偿。这种大手笔的服务可谓独具魅力。许多老到的参展者是有备而来，满载而归。即便是展览主业有所逊色，但是结交了朋友，达到了某种政治或外交意图，不亦乐乎？
四、促成贸易成交，吸引外部投资
展览会的直接目的或潜在效果是促进贸易或增加投资项目，这是不言而喻的。各种展览会的名称，如交易会、订货会、贸易洽谈会、投资项目洽谈会等直言不讳，其直接目的就在于现场成交、洽谈订货、签订投资合同等，毋庸置疑。而像博览会、展览会、交流会等名称则比较含蓄，不是急功近利，而是志在长远，先展示成果，树立形象，以后达到促进贸易、合作投资的目标。重点不同，各有侧重，殊途同归。
世界展览事业在漫长的发展进程中，逐步形成了自己的组织系统。目前，国际展览界有两大派系组织。一是国际展览局，二是国际展览联盟。这两个组织的总部虽然都设在法国巴黎，但在机构形式和工作重点上都有所不同甚至相差甚远，不过目的有着异曲同工之处，都在为促进国际之间的经济交流、贸易往来而奔波努力，不懈工作。
五、拉动地区经济发展，彰显人类文明进步
在充分发挥上述四项作用和功能的基础上，展览的第五项功能是综合性的，就是拉动举办地整体经济的发展，彰显并推进人类文明进步。
在现实中，展览会作为一种特殊的宣传载体、流通媒介，依然在切实具体地为企业、公司乃至政府部门提供着多方位、多层次、多领域的服务。这就是许多国家看好世博会并不遗余力争办世博会的原因，也是许多城市、地区尽力去筹办和组织综合、专业性贸易展览会，使得展览事业持续不断并蓬勃发展的关键所在。
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