空间协调是对活动场地、活动设施及活动设备进行的协调。空间协调贯穿于活动的各个阶段，主要是通过对活动场地的现场检查和协调来完成。
一、制定现场检查表
制定一份细致、周密的检查表，是进行现场协调的基础。检查表一方面有助于避免遗漏检查对象，另一方面有利于主要负责人在不能亲临现场情况下委托他人进行检查与协调。
二、现场检查与协调
现场检查时，应随身携带卷尺、照相机、笔记本和铅笔等检查与记录用具。根据检查线路，对检查对象作出评价记录。对不符合要求的检查对象，要求场馆提供改进方案、施工时间表和具体负责人。
首先应检查出入场馆的交通状况、大门和停车场。预测交通拥挤的状况下，场馆出入通行能力。协调解决停车场一般停车和VIP停车的车位分离问题。
场馆大门至大厅等候休息区（休息大厅、化妆室、演员休息室）应有明显指路路标，测量休息室区的面积，预测装潢完成后的接待容量。检查卫生间容量是否符合要求，提出对卫生间的特殊布置要求，如摆放鲜花的品种与式样，喷洒香水的品牌与气味等。对实际活动现场检查，应从观众和演员两个角度来观察，特别要注意判断坐在后排的观众是否在演员演出时享受到满意的视听效果。在亲自体验的同时，还应检查场馆提供的场馆示意图，并进行随机实地测量，对于实际不符之处提出修改意见。
示意图应全面反映场馆的布局与功能，包括食宿、餐饮、会场、急救中心、停车场、舞台、座位等功能区与设备的方位、面积、线路等内容。示意图经组委会认可后，还必须呈交消防、交通管理等有关政府机构批准、方能实施。经批准的示意图，将用作以后现场检查与协调的重要依据。
1.会展空间策划的原则
会展的空间策划，要依据以下三个原则。
一是市场推广可行性。主要考察展览场地所在地的目标市场的大小及其对周围的辐射程度。适宜的展览场地及其周边区域一般是一定区域的经济中心和商业贸易中心之一，理想的展览场地还应是将要展出产业比较发达的区域之一。从展览对周围的辐射程度看，展览场地所在城市最好是区域经济的发展极具较强的集聚效应，其城市的服务业对周边地区的服务程度比较高，产业间的配套联系比较紧密。
二是观众可达性。主要考察展览场地的交通便捷性及开馆、闭馆时间与周围交通线路的合理配置。一般大型展馆的选址已经考虑了交通便利的因素，如接近地铁站和主要交通线路的出入口，有众多的交通线路通过等。在举办大型展览期间，还应在开馆、闭馆期间设置临时增加的专线车，做好出租汽车的车辆调配等工作。
三是场地适宜性。包括展出面积和展场设备两方面。选择展览场地，首先要考虑展览总面积的大小，大的展出面积要选择大型场馆，以保证有足够的展出场地，而小型展示则可选择规模适中的展馆，与会议相配套的展示，甚至可以选在举办会议的宾馆展示区域或在会议场所附近的展示厅，以突出展示本身的功能。
2.场地面积
要根据展出目标和展出预算情况确定场地面积。如果展出声势大，并且有足够的预算就要租用大面积的场地；如果是试探法的市场开拓展示，预算也不富余，就要从紧控制展出面积。
另外，以展出面积性质分，以宣传为主的展览要准备大一些的面积，有可能创造比较特殊的展示效果，而以贸易为主的展览一般以展出面积够用为宜。从方便参观者、“以人为本”的角度考虑，若是综合性的展览会或者是消费品展销会，展出面积要适当宽裕一些；若是贸易展览会，只对专业观众开放，只要留出洽谈的场地，其他的辅助面积可尽量缩减。
3.场地形式
展览场地的形式有多种分类方法，场地也是影响会展设计的重要因素。
1）室内和室外场地
一般将展览馆内的场地称为室内场地，将露天的场地称为室外场地。露天使用的产品，如海滩休闲用品、庭院休闲用品及一些超大、超高、超重的产品，都常常放置在室外场地展示。
2）净场地和标准展台
净场地就是没有任何展架、展具，需要自建展台的一块展览场地，它可以使展台更有个性，但对参展者而言不免费时费力，比较适合于针对大公司或集体展出时使用。
标准展台是一种经济方便、成本效益较好的展出形式，其面积多为9m2、12m2、15m2和20m2及这些数字的倍数，其中9m2的最为常见。有些贸易性展览会，因摊位紧张，只允许租用半个展台。最基本的标准展台包括：三面墙板、楣板和常规照明条件。标准展台的优势是简便、经济，其成本可能是定制展台的一半左右，但也存在缺乏特色的缺点。
3）区域
展览活动一般需要以下几个功能区域，即展示区域、公共区域、洽谈区域、办公区域和储存区域等。展示区域的重点是各个展台，它也是整个展览会的重点；而公共区域是展览会的参观商共同使用的区域，也不能忽视，要尽量备齐各类设施；洽谈区域可以设在展位之间，也可以设置一个专门的区域；而办公区域一般设在展厅的入口处，同时展示各类展览介绍资料，这个区域可以是一个架子，也可以安排一间专门的办公室。
任何新投资的项目都需要一定的发展空间，策划举办一个新的展览也不例外。展览项目发展空间分析，是立足于已经掌握的各种信息，根据展览项目立项策划的办展方案和展览定位，从展览的长远发展出发，分析展览项目是否具备可持续发展所需要的各种条件。
展览项目发展空间分析是立足于现在分析未来，是对展览项目未来发展趋势的一种判断和预测。一般地，分析展览项目是否有发展空间，就是要分析举办该展览所依托的产业空间、市场空间、地域空间和政策空间等是否具备。
① 产业空间。就是计划举办的展会展览题材所在的产业和发展现状和发展前景。产业的发展现状和发展前景是举办一个专业贸易性质的展览所依托的产业基础。对于举办展览来说，具有较大产业空间的产业是：本地区的优势产业和主导产业；政府鼓励重点发展的产业；政府扶持的产业及发展中的朝阳产业。当然，说这些产业的空间较大，并不是说其他产业就不能举办展览，只是在这些产业里举办展览的发展前景更好。事实上，只要某一产业的产品需求量大，产品更新快，那么，该产业就有举办展览的空间。
② 市场空间。主要是指市场结构状况、市场规模的大小和市场辐射力的强弱，这是举办展览的市场基础。市场结构状况揭示了展会展览题材的选择是否适合市场的需求。市场规模的大小从一个侧面能表明展览对企业参展的吸引力有多大，市场辐射力的强弱能反映展览能影响和辐射的地域有多广。市场空间的大小是决定是否举办展览的一个重要依据。主办者总是希望在那些市场规模较大的产业里举办展览，希望举办的展览展出的展品符合目标市场的市场结构状况，希望举办的展览有较强的市场辐射力。
③ 地域空间。主要是指展览举办地的地域优势和辐射如何。展览的举办地对展览本身的发展有较大的影响，很难想像一个较偏僻的地方能举办一个大型展览。一般来说，展览应选择在那些展会展览题材所在地产业较发达的地方举办，或者选择在该产业产品的主要销售地，尽管如此，那些交通比较便利、基础设施较完善、信息较灵通、服务业较发达的城市往往也是举办展览的首选之地。
④ 政策空间。包括展览举办地对会展业发展的政策、对展览题材所在产业的政策及对与会展业有关的行业的政策。如果在一个政府鼓励发展会展业地方举办展览，办展机构肯定能得到比其他地方举办展览更多的便利；如果计划举办展览的展览题材正是当地政府鼓励和支持发展的产业，那么，该展览的举办定能获得更多的利益；如果当地政府积极扶持与会展业有关行业的发展，那么，在那里举办展览肯定更加顺利。
当然，决定展览项目发展空间的因素不仅仅只有上述4种，还有其他的一些因素如展馆设施状况等对展览项目发展空间也有较大影响；但是，总的看来，对展览项目发展空间影响最大的还是上述4个因素。在分析一个展览项目是否可以举办时，一定要注意认真分析这个展览项目是否具有发展空间，如果实验证明它的发展空间较小，那么，举办这样的一个展览的可行性将是一个问题。
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