参展商和采购商也都意识到展览在营销和宣传方面的重要作用。但是，很多参展商空有参展热情，而对怎样参展，如何确定参展目的缺乏了解。往往是花了大价钱，却达不到预期的效果。其实，参展商要取得预想的参展效果，没有捷径可走。参展商在面对形形色色的展览时，要充分考虑各种因素，包括展出方式、展出地点、展览规模及主办者的资质等一系列的问题。
一、选择展出方式
参加展览之前首先要选择最适合的展出方式。展出方式可以简单地分为集体展出和单独展出两类。
集体展出大致有两种形式：一是集体参展，指一个国家、地区或一个行业以一个集体参加展览会，多表现为国家团、行业团和集团公司团；二是联合参展，两个以上的展出者组成的集体形成一个展览单位，多表现为上下游企业展团等形式。集体展出一般都有专门人员负责展览组织工作，对于没有参展经验和相关市场知识，实力不雄厚的中、小企业是一种比较好的展出方式，尤其是在开拓国际市场方面。但是集体展出在展出面积、展出时间、展台设计、展出风格、人员配备等方面会受限制。
与集体展出相对的是单独展出，即由展出者独立完成展出工作。单独展出是展出者直接参加一个展览会，这是最普遍的展出形式，不仅需要一定的展览知识和技术，还需要花费一定的财力和人力，不过单独参展自主权比较大，可以设计出自己的特色，显示实力，提高知名度。
不同的展出方式有着不同的优势和劣势，参展者应根据自身的需要和实力选择合适的展出方式，以取得最佳的展出效果。
二、避免错误观念
在展览选择中，需要注意避免一些错误的选择观念和方法。如果参展商不考虑自身的需要，不考虑市场条件，不对展览会做全面细致的选择工作，仅出于某一孤立的原因，或出于某一单方面的考虑而作出的展览选择往往是错误的。如因为费用低而选择参加展览。费用是选择展览的因素之一，但是在靠供求关系调节的市场经济中，费用低必然有其原因，大的方面可能有三点，一是展览会所在地的市场潜力可能不大，二是展览会可能不适合展出者的需要，三是展览会质量效益可能不理想。因此，因费用低而选择参加展览往往是错误的。不能孤立地考虑参展费用而要综合各方面因素考虑。市场是否有潜力，展览会是否适合展出者需要，展出效果是否会好等，应该作为选择的重要考虑因素。
三、提前做好筹备工作
与经济流通的其他领域一样，展览业也有这样的规律，好的展览会展览工作效率高，展出效益好，且一般都具有专业性质，有一定的办展历史。这种展览会是靠专业技术、严格管理和长期努力造就的。但是展览会的组织者为了保证展出质量，会对展出者和参观者进行严格的控制。首先是对申请参展与参观者进行有选择的邀请。其次，组织者对已参展者进行监督检查，对违反展览规定者予以处理乃至禁止参展。此外，对参观者也会控制，符合条件者方可参观展览。这些措施保证了展览会的质量和效益。鉴于以上情况及展览筹备周期长的特点，参展商在作出展览选择之后就应立即着手展览工作。
1.尽早着手安排展览工作
首先是需要尽早提出展览申请，展览会组织者的公开原则是按先来后到排序，并基本按此原则接纳新的参展者，因此应尽早报名。但是，组织者也可能优先照顾质量好的展出者或者公关工作做得好的展出者，所以，展出者还可以做些公关工作，争取一些优惠措施。
此外，因为展览会面积有限，对于单独参加展览会的展出者而言，也应尽早落实场地。好的展场都很拥挤，尤其是好的展览时间，不提前预定是租不到好展位的。
2.做好长期工作打算
制订展览工作计划，按部就班地开展各项工作。在所有的营销方式中，展览可能是效率最高、环节最多、周期最长的一种方式，而且各个环节互相衔接。所有这些工作不要等到最后时刻再做，也不可以忽略某些环节不去做。因此，要制订周密的、长期的工作计划安排，经费、人员、工作项目、工作日程等都要统筹考虑安排。
总之，为了保证展出的效果，展览选择工作可以大致分为：对主办单位进行研究、选择，根据展览资料进行研究、选择，通过直接询问有关方面获取资料进行研究、选择，以及通过实地考察获取资料进行研究、选择。展出者可以根据自身的条件和需要使用浅层次的方式或全部的方式做展览选择工作。
四、确保参展效果
要取得好的展览效果，参展商要关注以下8点。
1.明确参展目的
明确参展目的是一切工作的核心。它包括展览主题的选定，展位如何布置和展品如何摆放等。参展商一定要明白：参展的目的不论是提高销售业绩还是宣传自己的公司，或者是与同行交流，工作的侧重点都会有很大不同。
2.仔细阅读《参展商手册》
《参展商手册》是参展商进入展览会的工作指南及省钱之道。手册内容简明易懂，基本包容了该展览会的一切信息，包括展览日程安排、展馆平面图、登记程序、参展商资料、展览说明、运输服务、住房信息、广告促销信息等。《参展商手册》可以指导参展商的前期准备工作有条不紊地展开，不至于到关键时刻才发现有些文件没准备，或者该做的事情没做。
3.重视员工的作用
参展商花费大量的时间、金钱和精力组织参展工作，往往是富有特色的展位只摆设了一些印刷的商品目录，临时聘请的展位小姐穿着漂亮的衣服，只负责递送资料和收集名片，而所有参加展览会组织准备工作的员工却被忽略在一旁。事实上，这些人是参展商的特使，应提前告之他们参展的目的、内容及期望，为他们分配适当的工作。训练有素、熟悉参展细节的员工，有助于建立企业团结、专业的形象，也能提升企业在观众心目中的地位。
4.重视专业观众的需求
参展工作人员一般都会感到有义务尽量为观众提供信息，却忽视他们的真正需要，观众可能因为缺乏发问技巧而常常错过一些重要信息。要避免这一问题，就要进行展览前的培训及准备工作，不仅仅是一般礼仪和公司产品知识的培训，还必须有针对性地了解一些重要客户的资料，以及竞争对手的信息。
5.善于收集信息
要达到参展目的，只把自己展示给观众是不够的。很重要的一点是，参与组织展览会的人，需乐于与陌生人交谈并了解他们的需要，趁参展的大好机会，了解整个行业的发展情况，竞争对手的营销战术及研发重点。
6.熟悉产品演示技术
参展工作人员必须掌握产品的演示技术。参展商应该在开幕前与所有工作人员沟通，不论是企业员工还是临时聘用的人员，观众都会把他们都看作是企业形象的代表。这些人都应熟悉展台布置及展品演示，对消费类展品，如果能知道上市时间及厂商的定价就更好了。国外的公司就很重视这方面的培训。还有一种专门用于展前培训的3D软件，参展商可以把有关层位的信息输入，在层位还未没搭建好时，员工就可通过电脑模拟了解层位分布和产品展示的信息。
7.展后跟进工作不可拖延
展览会结束之后，往往会出现懈怠心理，展后跟进工作通常被忽略，就像打了一场硬仗后只想休息，这是参展的大忌。忽视展后的跟进工作，只会使前期努力付诸流水。参展商应于展览会开幕前建立时间表，以便每日跟进工作，并安排专门人员负责。及时的跟进会让客户感受企业的诚意，也有助于参展商了解展览期间所签订单有多少可以履行。
8.做好对整个展览会的评估
展览会各不相同，每场展览会都有优缺点，都有待改进的地方。展览会结束后，参展商要和员工共同进行评估。评估包括两个方面，一是对展览的评估，分析所参加的展览是否符合企业的要求，如符合，则以后应该持续参加，并加大投入，如不符合则就此放弃；二是对参展工作的评估，哪些方面做得好，将来要保持，哪些方面存在问题缺点需要改进等。
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